איך מתכננים אירוע בשגרת החיים החדשה שלאחר הקורונה?

הקורונה שינתה את כללי המשחק בזירת האירועים והחגיגות של “היום שאחרי” החזרה לשגרה שונות מהחגיגות שלפני התפרצות הנגיף.

ההנחיות משתנות ונראה שלאט לאט חוזרים לחגוג במתכונת מצומצמת תוך הקפדה על כללי היגיינה ושמירת מרחק. מה חשוב לקחת בחשבון בתכנון והפקת אירוע בשגרה החדשה? מספר טיפים לבעלי השמחה.

עדכניות היא שם המשחק

חשוב מאוד להתעדכן בהנחיות המשתנות חדשות לבקרים על מנת להבין לפי ההנחיות החדשות מהי כמות המוזמנים המקסימלית והאם נדרש שהאירוע יתקיים באוויר הפתוח במרחב חיצוני והאם יש הנחיות נוספות שעשויות להשפיע על תכנון האירוע וקיומו. יש להיות עם היד על הדופק כי תקופה זו היא תקופה של אי וודאות ויש להיערך מראש לסיטואציה בה תדרשו לשינויים אם המצב ישתנה כמו למשל – צמצמום מידי של מספר המוזמנים וכדאי לבדוק מול אולם האירועים מהם תנאי הביטול המוצעים במידה ויהיה עליכם לכווץ את רשימת המוזמנים, לדחות או לבטל את האירוע.

כדאי מלכתחילה לפנות למקום שמציע לכם גמישות גם מבחינת תאריכים, תשלומים, תנאים וכמובן יחס אישי ואכפתיות בשל המצב העדין. כמובן שחשוב לפנות למקום הפועל ברישיון.

דינאמיות וגמישות היא סוד הקסם. אפשר לבקש גם מאורחים פוטנציאליים הסובלים ממחלות רקע ונמצאים בקבוצת סיכון לא להגיע או לייצר אזור סגור עבורם ולחילופין להנחות אורחים שחשים לא טוב לפני האירוע או סובלים מסימפטומים שעשויים להיות מקושרים לקורונה להימנע מהגעה לאירוע (ולקחת זאת בחשבון בעת תנאי הביטול או השינויים מול אולם האירועים). בכל מקרה, נסו לבקש מהאורחים להימנע מלחיצת ידיים, חיבוק, נשיקות ושמירה על מרחק ככל שניתן זה מזה (או לפחות לפצל קבוצות של אורחים).

בנוגע לביטול או דחיית האירוע, חשוב לקיים הסכם דומה עם ספקים או לבדוק מהם התנאים לביטול או דחיית ההתקשרות מולם.

גדול, רחב, אוורירי

בשלב זה רצוי להעדיף אולמות וגני אירועים גדולים שמציעים גם מתחם אירועים חיצוני רחב ידיים בו קל יותר לאורחים לשמור על מרחק זה מזה מבלי להרגיש צפיפות. מתחם המציע מדשאות או מרחב פתוח, שבנוי סטייל כפר נופש עם אזורים ייעודיים לפי חוויות קולינאריות ומאפשר גם בו זמנית לחלק מהמוזמנים לחגוג בפנים ולאחרים בחוץ מהווה אלטרנטיבה מצוינת לפיזור האורחים ברחבי המקום. להזמנת מקום לחצו כאן.

זרימה מחודשת במהלך האירוע

אפשר לתכנן סדר חדש לאירוע כמו למשל, ארוחה בשני שלבים לשתי קבוצות של אורחים כדי לשמור על שמירת מרחק בעת הסעודה במיקום השולחנות במרחק זה מזה או לפצל את רחבת הריקודים למגוון אזורים. למקם את הכיסאות במרחקים זה מזה בעת החופה ולכוון את המוזמנים להתפזר ברחבי האולם או הגן לאורך האירוע למניעת התקהלות גדולה, למשל, באזור הבר או האוכל. כאשר יש מספר מוקדי מזון הפועלים בו זמנית באירוע קל יותר ליצור מרחקים בין האורחים הממתינים לאוכל או למשקאות. רצוי שהאוכל יוצב ויוגש באוויר הפתוח.

נסו לגבש תוכנית אומנותית או לבחור אטרקציות שיתאימו לתקופה רגישה זו שיאפשרו שמירת מרחק, השתתפות פרטנית, מניעת היווצרות תורים. 

שומרים על ניקיון – חוגגים על בטוח

אל תתחילו את האירוע בלי שווידאתם שיש עמדות לרחיצת ידיים מצוידות בסבון וחומרי חיטוי, אפשר גם לספר ממחטות נייר למשתתפים ולהחליט שעליהם גם לעטות מסיכות או לפחות להקפיד שצוות האירוע משתמש בכפפות ובמסיכות בהגשת המזון, ניקיון המקום. מומלץ שבאירוע עצמו יהיה צוות ניקיון שיקפיד על ניקוי אינטנסיבי של האזורים על אחת כמה וכמה משטחים משותפים בחדרי השירותים. 

אל תתנו לקורונה לפגוע בהנאה ובשמחה שלכם. תכננו אירוע שיתאים לנסיבות, במקום שבא לקראתכם.

admin

admin

Leave a Replay

אודות האתר

אתר events.org.il – הינו פורטל אירועים הגדול והמוביל בישראל, אשר מספק רשימה של ספקים מומלצים לתחום האירועים, מקומות שווים לאירועים והכי חשוב מאמרים וטיפים בנושא אירועים והפקות.

מאמרים וטיפים אחרונים

עסקים שנוספו לאחרונה

רועי הרוש – תקליטן דתי (DJ)

מחפשים תקליטן דתי מקצוען לאירוע שלכם? רצוי שתכירו את רועי הרוש (DJׂׂׂ) מומחה מומלץ לכל סוגי האירועים, די ג’יי יוצר ומפיק מוזיקה בחסד עליון פעיל

Read More »

עקבו אחרינו בפייסבוק

רוצים לפרסם כתבה מקצועית באתר שלנו? צרו קשר

Click edit button to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit